Как автоматизировать сопоставление номенклатуры клиента и поставщика

Так выглядит основная проблема сопоставления номенклатуры. Две компании говорят об одном товаре по-разному.

Откуда берутся различия

У клиента и поставщика свои каталоги, артикулы и история.

В заявке встречаются:

• внутренний код покупателя;
• код старого поставщика;
• сокращение отдела закупок;
• название без бренда;
• бренд без модели;
• опечатка;
• устаревшее обозначение;
• комплект, записанный одной строкой;
• единицы измерения, отличные от ваших;
• фотография или описание вместо артикула.

Поэтому простая таблица соответствий быстро устаревает. Нужен процесс, который учитывает несколько признаков и сохраняет подтверждённые решения.

Какие данные помогают найти товар

Чем больше независимых признаков совпало, тем надёжнее результат.

Артикул

Сильный признак, если он актуален и относится к нужной системе. Но в заявке может быть артикул клиента, а не поставщика.

Бренд и модель

Помогают сузить список, но одна модель может иметь разные размеры, цвета и комплектации.

Характеристики

Размер, мощность, материал, объём, тип соединения и другие параметры часто важнее похожего названия.

Единица измерения и упаковка

Штука, комплект, коробка и упаковка меняют количество и цену.

Контекст заявки

Соседние позиции могут подсказать, что клиент собирает комплект для конкретной системы.

История согласований

Если менеджер уже подтверждал такое обозначение для этого клиента, правило можно использовать снова.

Как должен работать алгоритм сопоставления

Сначала система приводит данные к единому виду: очищает лишние символы, распознаёт сокращения и выделяет характеристики. Затем ищет кандидатов в каталоге и оценивает совпадение по нескольким признакам.

Для каждой строки полезно показывать:

• исходный текст клиента;
• найденную позицию;
• совпавшие признаки;
• различия;
• уровень уверенности;
• причину передачи менеджеру.

Так сотрудник понимает логику и может быстро проверить результат.

Почему похожее название не равно совпадению

Два товара могут называться почти одинаково, но отличаться параметром, который важен для использования. Например, напряжением, диаметром, разъёмом или количеством в упаковке.

Поэтому система не должна завершать сопоставление, если критическая характеристика отсутствует. Лучше задать вопрос, чем отправить клиенту красивое КП с неподходящим товаром.

Что делать с неоднозначными строками

Неоднозначность не является ошибкой системы. Это нормальное состояние данных.

Возможные действия:

1. Показать менеджеру несколько кандидатов.
2. Указать, какого параметра не хватает.
3. Подготовить вопрос клиенту.
4. Сохранить подтверждённое соответствие после ответа.

Со временем повторных уточнений становится меньше, потому что словарь языка клиента растёт.

Как учитывать комплекты и связанные товары

Найти одну позицию иногда недостаточно. К ней могут быть обязательны:

• блок питания;
• крепление;
• расходный материал;
• кабель;
• упаковка кратностью десять;
• совместимый элемент другой модели.

Такие правила хранятся отдельно от названий. После сопоставления система проверяет комплект и показывает, что было добавлено.

Где заканчивается сопоставление и начинается коммерческое решение

Алгоритм может найти товар и проверить данные, но не должен самостоятельно решать:

• какую скидку дать клиенту;
• можно ли предложить нестандартный аналог;
• какой срок обещать при дефиците;
• стоит ли принимать убыточный заказ;
• как вести переговоры.

Это работа менеджера. Автоматизация подготавливает основу, чтобы решение принималось быстро и на полных данных.

С чего начать внедрение

Возьмите двадцать или тридцать реальных заявок за последний месяц. Отметьте:

• какие обозначения повторяются;
• где менеджер ищет дольше всего;
• какие параметры критичны;
• где возникают ошибки комплектации;
• какие решения уже можно превратить в правила.

Затем подключите один каталог и обработайте новые заявки параллельно с обычным процессом. Так видно качество без риска для клиента.

Как Astrobizz использует сопоставление

Система разбирает заявку из Excel, PDF, письма, фото или голосового сообщения. Она ищет позиции в номенклатуре поставщика, проверяет характеристики и комплектность, получает цены и остатки. Подтверждённые строки попадают в черновик заказа и коммерческого предложения, спорные остаются менеджеру.

Посмотреть весь процесс автоматизации B2B-заявок.

Частые вопросы

Это то же самое, что сопоставление номенклатуры в 1С?

Не совсем. Здесь задача начинается с неструктурированной заявки клиента и заканчивается подготовкой коммерческого результата. Данные 1С могут быть источником каталога и остатков.

Что делать, если у клиента нет артикулов?

Использовать бренд, модель, характеристики, единицу измерения и контекст. Если данных недостаточно, строка передаётся на уточнение.

Можно ли запомнить обозначения конкретного клиента?

Да. Подтверждённое соответствие можно сохранить и использовать в следующих заявках.

Система может ошибиться?

Любое автоматическое сопоставление может столкнуться с неполными данными. Поэтому важны уровень уверенности, объяснение результата и отдельная очередь исключений.